O que é automação de processos de negócios?

A automação do processo de negócios aprimora a saída operacional e aumenta a satisfação do cliente.

Embora a automação de processos possa parecer uma nova abordagem de negócios, na verdade, ela já existe há algum tempo. O advento da revolução industrial no século XIX incorporou processos automáticos para melhorar a produtividade das fábricas. Mais tarde, as décadas de 1930 e 1940 viram controladores de feedback automáticos serem empregados em configurações de linha de montagem. De 1980 em diante, os sistemas robóticos começaram a mudar os métodos de produção em vários setores.

No entanto, foi só na década de 2000 que a automação de processos começou a se desenvolver na potência de TI que é hoje. À medida que uma ampla variedade de novas ferramentas e aplicativos de software se torna mais amplamente disponível, a automação de processos está se tornando parte integrante dos negócios modernos.

Mas o que é exatamente a automação de processos de negócios?

Em termos básicos, a BPA (business process automation, automação de processos de negócios) descreve o uso de tecnologias avançadas para automatizar tarefas repetitivas associadas a processos e fluxos de trabalho, resultando em maior eficiência, redução de custos e aumento da satisfação dos funcionários e dos clientes.

Atualmente, aproximadamente 97% dos tomadores de decisões de TI empresarial concordam que a automação de processos de negócios é vital. Além disso, prevê-se que, nos próximos 24 meses, a automação do processo de negócios aumentará em 58%.

Considerando-se a disponibilidade generalizada de soluções de automação e o número crescente de processos usados nos negócios modernos, o termo automação de processos de negócios pode parecer um pouco vago. Isso ocorre porque os possíveis aplicativos da automação de processos são limitados apenas pelas habilidades das suas ferramentas escolhidas. Aqui, nós demonstramos vários casos de uso da automação de processos:

Ordens de compra

A criação de solicitações de ordem de compra é uma tarefa demorada e repetitiva. Ao mesmo tempo, ela geralmente envolve vários níveis de aprovação e depende de informações altamente precisas. A automação de processos de negócios ajuda a eliminar erros nas solicitações de ordens e simplifica o processo de autorização para proporcionar uma aprovação mais rápida e resultados mais confiáveis.

Integração de funcionários

Os processos de integração de funcionários são diferentes em cada organização, mas quase todos eles incluem várias tarefas essenciais e formulários de informações. A automação de processos ajuda os envolvidos a avançar rapidamente de uma tarefa para outra, garantindo que todos tenham acesso às informações certas e uma visibilidade clara sobre o status do processo de integração.

Provisionamento de contas de usuário

À medida que novos funcionários entram na empresa e que as responsabilidades atuais dos funcionários aumentam e se adaptam, garantir que todos tenham acesso aos sistemas e recursos certos pode se tornar uma tarefa árdua. A automação dos processos de provisionamento de contas garante os privilégios certos para os funcionários certos, mantendo os indivíduos relevantes sempre atualizados.

Geração e distribuição de relatórios

As soluções automatizadas de relatórios interagem com ferramentas de análise e monitoramento para compilar e entregar relatórios vitais automaticamente. Além de liberar o tempo dos funcionários para outras tarefas, isso também reduz o tempo de criação de relatórios e os erros humanos. Os relatórios podem ser criados e distribuídos em minutos, em vez das horas que a mesma tarefa pode exigir de um trabalhador humano.

Gerenciamento de planilhas

Assim como na criação de relatórios, inserir dados manualmente em planilhas pode ser um processo trabalhoso e cansativo. A BPA pode lidar com os demorados processos de formatar, copiar, colar e muito mais, para que suas planilhas estejam exatas e prontas quando você precisar delas.

Monitoramento de registros de eventos

Você pode implementar a automação para monitorar mais de perto seus registros de eventos. A automação pode alertar as partes relevantes quando houver problemas e também ser usada para resolver determinados problemas ou erros automaticamente.

Essas são apenas algumas das possibilidades que a automação de processos de negócios oferece à sua organização.

A automação de processos de negócios facilita as coisas para os profissionais: libera a equipe para outras tarefas não automatizáveis, ao mesmo tempo em que permite que ela realize e produza mais. Ela cria processos eficientes e eficazes e, ao mesmo tempo, reduz significativamente a possibilidade de erros. Em geral, isso ajudará seus negócios a economizar dinheiro e permitirá que você se concentre mais em oferecer um excelente atendimento ao consumidor.

Gráfico que mostra o impacto da automação antes e depois de sua implementação

Como mencionado anteriormente, a automação de processos de negócios pode ser usada em várias tarefas de praticamente qualquer departamento ou sistema. Dito isso, alguns processos se beneficiam mais da automação do que outros. Ao determinar quais processos de negócios automatizar, considere os seguintes fatores:

  • Volume de tarefas
    Qual o nível de complexidade da sequência de tarefas necessárias? Os processos que incluem um grande número de tarefas manuais podem se beneficiar muito da automação, que tira das mãos humanas a responsabilidade por essas tarefas.
  • Número de pessoas envolvidas
    Se um processo incluir um grande número de funcionários diferentes de níveis diferentes, a BPA poderá ajudar a manter tudo fluindo, automatizando certas responsabilidades e, possivelmente, liberando indivíduos de processos rotineiros e melhorando a eficiência e a velocidade.
  • Urgência
    A capacidade da automação de negócios de simplificar tarefas pode fazer uma grande diferença ao lidar com prazos iminentes. A automação das etapas principais gera tempos mais rápidos de conclusão.
  • Impacto sobre outros processos
    Quando um processo é interconectado com outros processos ou sistemas, depende-se muito de sua precisão. A automação pode ajudar a garantir que os dados certos sejam transmitidos, para que os processos dependentes tenham as informações necessárias para funcionar de forma ideal.
  • Necessidade de visibilidade
    Quando um processo é interconectado com outros processos ou sistemas, depende-se muito de sua precisão. A automação pode ajudar a garantir que os dados certos sejam transmitidos, para que os processos dependentes tenham as informações necessárias para funcionar de forma ideal.
  • Demanda por conformidade
    As leis e os regulamentos sempre devem ser levados a sério. A automação de processos pode ajudar seu negócio a se manter a par das mudanças regulatórias, para que você não receba penalidades posteriormente.

Não é necessário criar a automação de processos de negócios do zero. Já existem várias ferramentas de automação de processos para ajudar você a fazer a transição para uma automação eficaz. No entanto, para aproveitar ao máximo sua solução de automação de processos, você precisará ser criterioso e minucioso em sua abordagem. Estas são várias práticas recomendadas de automação de processos de negócios:

  • Antes de começar a implementar a automação, analise detalhadamente os processos que você está considerando. Registre as tarefas envolvidas, os prazos ou as restrições de tempo e anote quem é responsável pela conclusão dessas tarefas.
  • Estabeleça claramente suas metas para os processos automatizados. Essas metas podem incluir redução de horas de trabalho, maior consistência, redução de custos ou despesas gerais, maior estabilidade operacional etc. Aqui, o importante é ter metas claras e incorporar métricas quantificáveis. Isso ajudará você a direcionar melhor seus esforços de automação e permitirá que você avalie sua eficácia com precisão.

  • Meça seus resultados, mas esteja ciente de que, às vezes, os benefícios da BPA levam tempo para se manifestar. Uma abordagem ágil e acelerada permitirá que você faça correções de curso quando necessário, e uma perspectiva de longo prazo dará tempo para que você recupere o valor do seu investimento na solução de automação.

  • Não comece tudo do zero. Ferramentas prontas para uso podem ajudar você a aproveitar ao máximo a automação de processos de negócios. Quando não houver ferramentas pré-criadas, considere procurar soluções em fóruns de usuários. Usar as ferramentas disponíveis ajudará a manter seu investimento baixo.

  • Treine seus funcionários em como aproveitar sua solução de automação de processos ao máximo. Lembre-se de que a adoção total poderá ser difícil, especialmente se as suas equipes estiverem acostumadas com uma maneira diferente de fazer as coisas. Instrua seus funcionários sobre como a automação de processos os beneficiará e dê tempo para que eles se ajustem.

Quando chegar a hora de implementar a automação de processos de negócios para sua organização, você terá três opções básicas:

  • Criar do zero uma solução personalizada de automação de processos
  • Usar integrações ponto a ponto para automatizar apenas partes específicas dos seus processos de negócios
  • Usar plataformas prontas para uso de automação de processos de negócios

Uma solução personalizada criada internamente oferecerá a você mais liberdade para determinar a funcionalidade das suas automações, mas ela também pode acabar custando muito mais em termos de horas de TI, seja para criá-la ou para mantê-la. Geralmente, as soluções de automação de processos totalmente personalizadas são usadas por organizações com sistemas legados complexos que não conseguem se conectar a sistemas modernos por meio de APIs.

As integrações ponto a ponto custam menos que a automação personalizada de processos e permitem que você selecione áreas específicas para automação; mas, geralmente, resultam em soluções desorganizadas que são difíceis de entender, manter ou reparar. Além disso, esse tipo de BPA não vem com guia do usuário. Se a pessoa responsável por configurá-la decidir sair da organização, talvez você não possa mantê-la funcionando em longo prazo.

Investir em ferramentas de automação de processos oferece uma solução confiável e econômica que ainda permite personalização. Além disso, com tutoriais, treinamento e suporte do provedor da ferramenta, a implementação da sua solução de automação muitas vezes é um processo fácil e descomplicado.

A solução certa de automação de processos de negócios pode trazer várias vantagens para sua organização. Algumas delas são:

  • Maior produtividade
  • Mais transparência dos processos
  • Monitoramento eficaz e em tempo real
  • Melhor tempo de conclusão
  • Custos reduzidos associados a tarefas manuais
  • Melhor uso dos recursos dos funcionários

Ao considerar as diferentes opções de ferramentas de BPA, reconheça que nem todas as soluções oferecem as mesmas funcionalidades. Estes são alguns critérios para ajudar você a escolher uma ferramenta eficaz de BPA:

  • Facilidade de uso
    As ferramentas de BPA não devem exigir usuários especialistas. Certifique-se de que a ferramenta escolhida seja fácil o suficiente para que seus funcionários possam usá-la com pouco treinamento.
  • Análise e relatórios
    As opções internas de análise e relatórios permitirão que você rastreie KPIs importantes e, assim, possa identificar onde estão ocorrendo problemas nos processos de negócios, identificar e priorizar candidatos à automação e avaliar a eficácia de suas soluções de automação.
  • Integração
    Muitas vezes, automatizar processos significa trabalhar em estreita colaboração com vários programas de software e aplicativos. Escolha uma ferramenta que possa ser integrada de forma eficaz sem qualquer solução alternativa importante.
  • Funcionalidade móvel
    À medida que cada vez mais usuários estão incorporando dispositivos móveis em suas tecnologias de negócios regulares, sua BPA deve seguir o exemplo, oferecendo funcionalidades móveis confiáveis. Se a ferramenta estiver acessível apenas em computadores desktop, a adoção total poderá ser difícil.
  • Preço inicial
    As soluções de BPA foram concebidas para proporcionar um retorno positivo do seu investimento; mas, ainda assim, você precisará criar um orçamento preciso para elas. Pesquise suas opções para garantir que não haja custos ocultos que possam ultrapassar esse orçamento e analise as diferentes opções de licenciamento para garantir que você esteja selecionando a opção certa para suas necessidades.
  • Escalabilidade
    Uma ferramenta que funciona para seu negócio hoje pode não conseguir lidar com o aumento da complexidade e da carga de trabalho do seu negócio daqui a cinco anos. Escolha uma BPA que possa expandir e crescer junto com seu negócio.
  • Modelagem de processos visuais
    Se a sua ferramenta de automação de processos exigir amplos conhecimentos em codificação e design de software, há uma boa chance de que seus desenvolvedores sejam os únicos a usá-la. As opções de baixa codificação que contam com modelagem de processos visuais aliviam parte da carga do seu departamento de TI, usando interfaces gráficas para permitir que indivíduos sem conhecimentos em codificação criem automações de trabalho. Saiba mais sobre como usar uma abordagem de baixa codificação para a automação de processos de negócios no Now Platform App Engine.

A BPA oferece benefícios significativos às organizações, simplificando sistemas e fluxos de trabalho, o que resulta em custos menores, maior precisão, maior visibilidade e melhor distribuição de recursos dos funcionários. Dê os próximos passos para otimizar seus processos de negócios com a ServiceNow.

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