O que é PPM (Project Portfolio Management, gerenciamento de portfólios de projetos)?

PPM (Project Portfolio Management, gerenciamento de portfólios de projetos) é uma estratégia para alinhar e gerenciar projetos e programas conectados, inter-relacionados e dependentes.

Os portfólios de projetos são compostos de programas, processos, operações e projetos agrupados com base em sua importância estratégica para uma organização e seus objetivos. Mas, embora esses projetos possam ser alinhados estrategicamente, entendê-los como um grupo pode ser uma tarefa difícil e complexa. O PPM ajuda a simplificar esse processo, criando uma visão geral dos projetos como uma entidade única e ajudando as organizações a priorizá-los e sequenciá-los para obter retornos comerciais ideais.

Aspectos do Project Portfolio Management

Devido à semelhança na convenção de nomenclatura, os termos "gerenciamento de portfólios de projetos" e "gerenciamento de projetos" são, às vezes, utilizados como sinônimos. No entanto, eles descrevem duas estratégias diferentes, cada uma com seus próprios casos de uso e objetivos associados.

Gerenciamento de projetos é um termo amplo que descreve as estratégias, as ferramentas e as técnicas usadas no gerenciamento de um projeto. Os projetos são temporários; eles existem por um período específico e, idealmente, resultam em um produto ou serviço acabado. Os PMOs (Project Management Offices, escritórios de gerenciamento de projetos) e os gerentes de projetos usam o gerenciamento de projetos para auxiliar na conclusão de projetos, definindo custos e orçamentos, alocando recursos, atribuindo responsabilidades e gerando relatórios para as partes interessadas.

O Project Portfolio Management coordena e analisa o possível valor das coleções (portfólios) de projetos, programas e demandas relacionados. O PPM é uma abordagem de nível mais elevado que vincula o gerenciamento de projetos ao gerenciamento empresarial, ajudando os negócios a selecionar projetos com base na eficácia do alinhamento ou do apoio aos objetivos da empresa.

O PPM oferece uma exibição abrangente e em tempo real do status e da integridade dos grupos de projetos, bem como de seus recursos e interdependências associados. Quando usado de forma eficaz, isso proporciona alguns benefícios importantes.

Melhor seleção de projetos

Para ter sucesso nos negócios, as organizações precisam escolher os projetos certos com base em metas, riscos, recursos etc. Infelizmente, o processo de seleção nem sempre é claro e, geralmente, faz com que os negócios assumam projetos que não se alinham às metas estratégicas. Em outros momentos, os tomadores de decisões individuais ou, até mesmo, departamentos inteiros podem se concentrar demais em projetos de sua preferência, dedicando tempo e recursos valiosos aos projetos em detrimento de outras opções mais valiosas.

O PPM facilita um processo aprimorado de seleção de projetos, incorporando dados confiáveis, modelos de pontuação e outras abordagens quantitativas e qualitativas para garantir que os projetos sejam selecionados com base em critérios relevantes. Ao mesmo tempo, os projetos atuais que não contribuem para os objetivos da organização podem ser identificados e removidos do portfólio de forma fácil e objetiva.

Menos riscos organizacionais

Os riscos do projeto não existem em um vácuo; eles estão intimamente relacionados ao potencial de retorno, o que torna certos riscos justificáveis enquanto outros não são. O PPM proporciona aos negócios uma exibição clara dos riscos em comparação com os retornos de portfólios inteiros de projetos, revelando quais riscos valem ou não a pena assumir.

As ferramentas de estimativa do PPM proporcionam a análise dos custos do projeto e os compara com os possíveis benefícios. Além disso, os alertas internos ajudam os PMOs e os gerentes de projetos a rapidamente identificar e resolver atrasos, excessos de orçamento e problemas técnicos antes que eles possam criar problemas maiores. Quando implementado corretamente, o project portfolio management minimiza os riscos de projeto, permitindo que as organizações refinem seus portfólios para incluir apenas os projetos que oferecem valor suficiente para compensar possíveis riscos.

Melhor comunicação

Quando avaliados e gerenciados individualmente, os projetos podem criar silos entre indivíduos, departamentos e tomadores de decisões. O PPM reúne essas partes interessadas, permitindo que elas coordenem holisticamente todo o portfólio de projetos e criem uma equipe mais coesa.

O PPM rompe as barreiras entre os projetos, dando aos líderes comerciais uma exibição ampla do impacto geral dos projetos relacionados, em vez de forçá-los a apenas avaliar e escolher dentre um número limitado de projetos específicos. Isso gera um fluxo aprimorado de comunicações que inclui todos os envolvidos, bem como uma tomada de decisões mais informada.

Redução dos tempos de entrega dos projetos

Realizar um projeto desde a concepção até a entrega envolve um conjunto complexo de ações. Fatores imprevistos podem e criarão complicações, o que muitas vezes resulta em atrasos no projeto e força os gerentes de projetos a ajustar prazos enquanto aumentam os gastos. Infelizmente, à medida que os projetos ultrapassam o orçamento e o cronograma, seus possíveis retornos começam a desaparecer. Os projetos sobrecarregados também desviam recursos de outras tarefas essenciais, afetando os negócios para além do escopo do próprio projeto.

O PPM incorpora relatórios intuitivos e em tempo real para que os gerentes possam identificar desvios, gargalos e outros problemas que podem retardar ou prejudicar projetos. Em seguida, eles podem realizar ações corretivas imediatamente, colocando o projeto de volta no caminho certo antes que ele seja tão prejudicado ao ponto de não poder ser salvo.

Maior ROI

O objetivo final de quase todos os projetos é gerar mais receita do que o dinheiro gasto na criação e entrega do projeto. O ROI (Return on Investment, retorno do investimento) sempre foi uma métrica confiável pela qual é possível avaliar o sucesso do projeto, e o PPM foi projetado para garantir que os projetos realizados pelos negócios e incluídos em seus portfólios gerem um retorno positivo e significativo sobre o dinheiro e os recursos investidos.

Por meio de processos aprimorados de seleção, de uma comunicação mais eficiente entre os níveis, da redução dos riscos de projeto e da maior probabilidade de conclusão de projetos dentro do prazo e do orçamento, o PPM ajuda a garantir que o valor dos investimentos nos projetos seja recuperado e ajuda a expandir os negócios que o oferecem.

Embora o termo gerenciamento de portfólios de projetos possa ser usado para descrever basicamente qualquer estratégia de gerenciamento de grupos de projetos, o PPM bem-sucedido tende a seguir uma série de cinco etapas estabelecidas. Essas etapas permitem que as organizações assumam toda a variedade de possíveis projetos que queiram realizar e, então, refiná-los até que restem apenas as opções que atendem a critérios de seleção predefinidos com base no ROI, na eficiência, no risco, no alinhamento estratégico e muito mais.

Em outras palavras, as cinco etapas do PPM ajudam as empresas a estabelecer prioridades, eliminar projetos não lucrativos e concentrar seu tempo e recursos apenas nos projetos de maior impacto. Elas também garantem que todos os projetos aprovados operem conforme a estratégia da empresa e que o portfólio esteja corretamente equilibrado em termos de riscos e resultados.

Com isso em mente, estas são as cinco etapas:

1. Identificar o escopo do seu negócio e seu portfólio

O gerenciamento de portfólios de projetos é uma ferramenta essencial para ajudar os projetos a contribuir positivamente para o sucesso dos negócios. Mas, antes que ele possa fazer isso, é necessário definir o sucesso em si. Antes de começar a usar o PPM, os objetivos estratégicos de uma organização devem ser claramente descritos, e as métricas para avaliar projetos devem ser decididas do mesmo modo. Os critérios de avaliação podem assumir muitas formas, mas, geralmente, são baseados em metas financeiras ou outras métricas de pontuação, como alinhamento de estratégia, viabilidade técnica ou atratividade de mercado.

Sem definições claras de sucesso e valor, os negócios são forçados a fazer seleções de projetos com base em critérios menos concretos, o que gera um portfólio desequilibrado em termos de riscos, recompensas ou relevância estratégica.

2. Gerenciar ideias de projetos

Depois de identificar os objetivos estratégicos e definir o sucesso e o valor, as organizações podem começar a criar com base nisso para estabelecer portfólios de projetos.

Comece reunindo todos os possíveis projetos, usando informações do feedback do cliente, dos funcionários, dos gerentes, do planejamento estratégico e dos requisitos regulatórios e de conformidade. Em seguida, adicione projetos atuais e em andamento ao inventário do projeto para que eles também possam ser avaliados e justificados ou encerrados. Reúna todos os dados sobre esses projetos que permitirão que eles sejam classificados de acordo com os critérios estabelecidos na etapa 1. Inclua estimativas sobre as dependências e os recursos necessários para acompanhar cada projeto candidato até a conclusão. Esses números não precisam ser completamente precisos nesse momento; aproximações de alto nível são suficientes para identificar possíveis projetos nessa fase, com a compreensão de que mais projetos precisarão de uma validação mais precisa antes da execução.

3. Priorizar projetos

A próxima etapa do processo é determinar qual combinação de projetos criará o maior valor total possível para o portfólio. Usando os critérios de avaliação estabelecidos anteriormente, crie um gráfico que compara e classifica projetos candidatos. É possível estabelecer as classificações com base no valor financeiro estimado ou em outras pontuações de valor. Organize os projetos no gráfico em ordem, do valor mais alto ao mais baixo.

Com todos os projetos candidatos classificados, comece a alocar os recursos disponíveis, priorizando os projetos de maior valor. Quando todos os recursos estiverem esgotados, elimine os projetos que não tinham valor alto o suficiente para receber recursos, criando uma linha de corte e estabelecendo provisoriamente quais projetos serão ou não incluídos no portfólio. Esse portfólio não é definitivo; ele precisará ser discutido, revisado e monitorado. A etapa de priorização do projeto simplesmente ajuda a estabelecer linhas de base e apresenta dados para informar a tomada de decisões posterior.

4. Validar os projetos propostos

As etapas iniciais do gerenciamento de portfólios de projetos dependem de estimativas de recursos e custos para criar uma estimativa abstrata e de alto nível do valor e dos retornos do projeto. Mas, à medida que o portfólio se aproxima da conclusão, essas estimativas devem ser validadas. Trabalhe com as pessoas que executam os projetos e que podem apresentar números mais concretos. Considere os possíveis gargalos, a disponibilidade de habilidades, as dependências e quaisquer outros fatores que possam causar impactos sobre a viabilidade do projeto.

Embora sempre haja variações não contabilizadas, fazer uma análise mais próxima e mais informada sobre a viabilidade ajudará a garantir que apenas os projetos com a melhor chance de sucesso sejam incluídos no portfólio.

5. Medir, monitorar e gerenciar

Depois que o portfólio proposto é refinado e acordado e que os projetos individuais são devidamente validados, a etapa final é colocar o portfólio em execução. Inicie os projetos e comece a medir o desempenho, a monitorar o andamento de cada projeto e a gerenciá-los continuamente para garantir que eles atendam aos objetivos estabelecidos.

O PMO e os gerentes de projetos precisam trabalhar em conjunto nessa etapa e alinhar-se ao gerente de portfólios para coletar dados relevantes de desempenho, alocar e realocar recursos e agendar e iniciar revisões. Essas partes interessadas também devem estar prontas e aptas para fazer mudanças no portfólio e nos projetos constitutivos, se necessário. Essa etapa final ficará em andamento e durará por toda a vida útil do portfólio.

Um portfólio devidamente gerenciado pode oferecer benefícios significativos para qualquer organização, mas as complexidades das mudanças dinâmicas e os projetos em expansão podem tornar o gerenciamento de portfólios de projetos uma possibilidade muito difícil. A ServiceNow, líder mundial em gerenciamento de TI, tem a solução.

O Project Portfolio Management da ServiceNow gerencia resultados para ajudar as organizações a criar valor, adotar as incertezas com o planejamento flexível e entregar soluções de portfólio mais rápidas dimensionando o trabalho. Integrado à inovadora Now Platform, o PPM da ServiceNow inclui recursos avançados projetados para simplificar e otimizar o processo de PPM.

O Roadmap Planning ajuda a alinhar as equipes e os investimentos às metas de negócios estabelecidas. O Scenario Planning usa a análise hipotética para avaliar projetos com base em possibilidades dinâmicas. O Innovation Management facilita a colaboração entre as equipes, acelerando a coleta e a avaliação eficientes de ideias. O Investment Funding ajuda a alocar recursos vitais usando objetivos estratégicos, portfólios e serviços de negócios. O Demand Management centraliza as solicitações de negócios e de TI, tornando o processo de investimento em novos produtos e serviços mais bem alinhado às principais iniciativas de negócios. O resultado final? Visibilidade ideal sobre projetos e portfólios, além de maior capacidade de adaptação, flexibilidade, velocidade e alinhamento estratégico.

Comece a usar o Project Portfolio Management

Disponível com o IT Business Management da ServiceNow, o PPM é a solução eficaz para otimizar portfólios de projetos e obter valor comercial.