O que é um plano de continuidade de negócios?

Um plano de continuidade de negócios visa a manter as operações em andamento corretamente durante emergências.

Administrar um negócio é como nadar contra a corrente: se você parar, o fluxo do rio carrega leva você. O DC relata que o custo médio de uma falha de infraestrutura é de aproximadamente 100 mil dólares por hora, e o custo total médio da inatividade não planejada de aplicações nas empresas varia de 1,25 a 2,5 bilhões de dólares por ano.

Quando sua empresa para, você perde dinheiro. Além da perda de receita, as despesas para a identificação e correção de paralisações também afetam os lucros da empresa de maneira geral. Considerando os danos à marca e à reputação, os perigos da paralisação operacional ficam ainda mais claros. Na verdade, em uma pesquisa de 2019 com líderes empresariais, 83% afirmaram que sua principal prioridade era garantir a continuidade das operações durante uma crise.

Infelizmente, eventos inesperados podem e vão acontecer. E, para esses momentos, as empresas de sucesso contam com um plano de continuidade de negócios.

SOAR: orquestração, automação e resposta de segurança

Anatomia de um plano de continuidade de negócios

Um plano de continuidade de negócios (PCN) é um conjunto de procedimentos que estabelece protocolos e cria sistemas de prevenção e recuperação para o caso de ataques cibernéticos, desastres naturais ou outras paralisações operacionais. Em outras palavras, quando algo inesperado afeta a empresa, um plano de continuidade de negócios ajuda a colocar tudo de volta nos trilhos.

Para atingir esse objetivo, o plano de continuidade de negócios precisa ter as seguintes características:

  • Abrangência
    Para ser eficaz, o plano de continuidade de negócios precisa abranger todo tipo de contingência. Essa perspectiva é complicada, visto que as ameaças inesperadas são, por definição, imprevisíveis. Em geral, o ideal é que o plano preveja possibilidades como falta de energia elétrica, desastres naturais, ataques cibernéticos, erros humanos e pandemias regionais e globais. É importante priorizar esses riscos de acordo com o potencial de impacto e a probabilidade de ocorrência para garantir que o plano cubra as áreas certas. Além disso, criar de planos de contingência é uma boa ideia para o caso de haver alguma falha nos planos principais. Entenda os fatores envolvidos, o que pode dar errado e trace o planejamento com isso em mente. Os planos de continuidade de negócios podem envolver comunicação e gestão de crises, recuperação de desastres e comunicação com funcionários.
  • Viabilidade
    Vale ressaltar que seu plano de continuidade de negócios não vale muito por si só; ele precisa ser implementado de fato quando necessário. Seja realista ao elaborar seus planos e sempre leve em consideração os recursos de que a empresa dispõe e os funcionários, assim como as necessidades e canais de comunicação para chegar até os clientes.
  • Eficiência
    Em uma emergência, a complexidade pode ser a vilã. Em momentos de muito estresse e em casos de falhas na infraestrutura, realizar determinadas tarefas se torna ainda mais difícil para as pessoas. Procure criar planos da forma mais clara e objetiva possível para que os responsáveis consigam agir rapidamente com os recursos disponíveis.
  • Adaptabilidade
    Os planos de continuidade de negócios precisam ser abrangentes, mas também ter espaço para adaptações. Os desastres tendem a evoluir de forma inesperada, e não é possível criar um plano que preveja todas as situações que podem ocorrer. Um bom treinamento de funcionários é fundamental para uma resposta inteligente a emergências. Também é uma boa prática adicionar monitoramento constante ao plano, para que a abordagem possa ser adaptada o mais breve possível.

 

Resumindo: seu plano de continuidade de negócios precisa incorporar as realidades da situação de maneira eficaz, além de apresentar um roteiro claro e adaptável que sua empresa possa seguir. Para isso, seu PCN precisa incluir vários componentes indispensáveis.

Estratégia
Alguns aspectos do plano precisam determinar como os funcionários vão executar tarefas comuns durante a emergência. O foco da estratégia é garantir a continuidade das operações empresariais.

Organização
O plano de continuidade de negócios precisa definir as responsabilidades dos funcionários de cada função em caso de uma emergência. Além disso, é preciso abordar questões relacionadas a estrutura e comunicação, como árvores de comunicação.

Processos
Identificar os processos críticos da empresa e da TI faz com que o plano determine de forma clara quais processos são primordiais para manter o funcionamento dos negócios.

Tecnologia
Além dos processos, o plano de continuidade de negócios precisa ter diretrizes para o backup de dados e aplicativos dos sistemas, redes e tecnologias vitais e permitir que as operações e a produtividade não sejam interrompidas.

Riscos para os fornecedores
O plano também precisa levar em consideração o impacto que as emergências causam para os fornecedores e prestadores terceirizados e como a interrupção desses agentes afeta sua empresa. Além disso, compreender os planos de continuidade dos fornecedores é importante para se adicionar algumas variáveis na criação dos seus planos.

Assim como seu plano de continuidade de negócios precisa oferecer uma abordagem passo a passo para reduzir paralisações operacionais, é ideal seguir algumas etapas para criar seu PCN. Ao começar a desenvolver seu plano, considere incluir o seguinte:

Análise de impacto nos negócios

Provavelmente, o primeiro passo para a criação de um PCN eficaz é fazer uma análise de impacto nos negócios (AIN). Essa análise ajuda a identificar e avaliar o possível impacto empresarial em virtude da ocorrência de desastres e emergências, incluindo perda e atraso de receita, aumento de despesas, multas regulatórias, penalidades contratuais ou perda de bônus contratuais, insatisfação de clientes e atraso de novos planos de negócio. Esse tipo de análise oferece uma visão clara das funções mais sensíveis em termos de tempo.

Planejamento de recuperação de desastre

Elemento do plano de continuidade de negócios, a recuperação de desastres está focada nas etapas necessárias para a restauração de sistemas de suporte vitais, incluindo hardware, comunicações e componentes de TI. A continuidade dos negócios tem um escopo muito mais amplo: garantir a continuidade dos processos empresariais durante uma emergência. Já o planejamento de recuperação se concentra em restaurar sistemas danificados e dados perdidos e promover a recuperação rápida dos recursos.

Gestão do plano de recuperação e exercícios

O teste é um aspecto essencial do seu programa de GCN que visa a demonstrar as reais capacidades funcionais da sua documentação e implementação técnica. Testar é fundamental para aumentar a eficácia e usabilidade do plano durante paralisações simuladas e reais.

Gestão de crise

A gestão de crise oferece recursos para exercitar e aplicar a continuidade durante um evento de crise real. Uma gestão de crise eficaz minimiza os impactos financeiros, de reputação, jurídicos e regulatórios.

Um dos maiores aprendizados que pudemos tirar de 2020 foi entender que paralisações são inevitáveis e que a resiliência é um fator decisivo para nossa sobrevivência e posicionamento competitivo. Infelizmente, a pandemia global pegou muitas empresas de surpresa e, ao se deparar com uma emergência sem precedentes, grande parte delas não foi capaz de lidar com a situação. A paralisação temporária levou ao fechamento permanente quase cem mil empresas nos Estados Unidos (Fonte: Fortune).

Um plano de continuidade de negócios oferece priorização e direção sob pressão. Na ocorrência de eventos e interrupções imprevisíveis, o plano oferece um roteiro para a continuidade das operações, com menos erros ou surpresas, o que é importante por vários motivos. Dentre eles:

As paralisações e falhas de serviço estão aumentando

Se você sente que a média de eventos e paralisações nos últimos anos aumentou, você acertou. Uma pesquisa recente aponta que as paralisações que causam interferências significativas nos serviços estão cada vez mais graves, mais caras e com maior duração.

Com paralisações e falhas de serviço em alta, as empresas capazes de implementar um plano de continuidade de negócios eficaz têm uma clara vantagem competitiva sobre as demais.

PCNs ajudam a prevenir e minimizar as interferências nas operações

Um plano de continuidade de negócios não impede que as emergências ocorram, não tem a capacidade de evitar um terremoto, uma violação de dados externa ou até mesmo uma falha de hardware. No entanto, o que este plano faz é prevenir e minimizar a paralisação e a falha das operações de uma empresa em decorrência dessas emergências.

Um plano de continuidade de negócios eficaz descreve as etapas que a empresa precisa realizar para reduzir a gravidade e a duração das paralisações. Ao incluir uma análise completa de prováveis ameaças, uma lista de contatos de emergência externos e internos e o detalhamento de estratégias e responsabilidades para cada evento de emergência, sua empresa terá a orientação necessária para reduzir os possíveis danos.

PCNs promovem a conformidade regulatória

A continuidade dos negócios é uma boa ideia para qualquer empresa em qualquer setor. Mas, para algumas empresas específicas, ter um plano de continuidade de negócios é uma exigência legal. As empresas dos setores governamental, financeiro e de saúde, por exemplo, são estritamente responsáveis pelas condições de suas operações e dados no caso de uma paralisação. Empresas de outros setores também podem ser responsabilizadas por danos causados pela falha na continuidade dos negócios.

Planejar a continuidade operacional oferece uma série de vantagens à empresa. Alguns dos benefícios mais importantes são:

Resguardar as operações da empresa

Um plano de continuidade de negócios confiável permite manter as operações funcionando mesmo em casos de emergências potencialmente prejudiciais.

Preservar a reputação da marca

Atender com eficácia às emergências, sem queda perceptível na qualidade dos serviços, demonstra a eficiência do seu negócio, o que também aumenta a satisfação do cliente.

Aumentar a confiança do cliente

Os clientes confiam muitos aspectos da vida à sua empresa, como serviços digitais, alimentação, acesso a dinheiro ou pagamentos, saúde, comunicação, e a sua continuidade é o que permite que a continuidade deles. Além disso, os clientes estão cada vez mais conscientes da importância de as empresas com as quais se relacionam oferecerem segurança de dados sólida. Quando as paralisações acontecem, os clientes esperam que as empresas se recuperem rapidamente. Um plano de continuidade de negócios eficaz demonstra o compromisso da empresa em servir seus clientes, independentemente do que acontecer.

Aumentar a confiança dos funcionários

Quando os funcionários estão cientes das medidas que precisam ser tomadas em caso de emergência, passam a confiar mais nas suas próprias decisões e nas orientações da liderança da empresa. Além disso, com o treinamento em uma estrutura de continuidade de negócios eficaz, os funcionários desenvolvem sua capacidade de resolver interrupções e emergências menores com mais agilidade e sentem menos estresse quando sob pressão.

Ganho de vantagem competitiva

Apesar das vantagens óbvias, muitas empresas têm pouca ou nenhuma capacidade de continuidade de negócios. Por esse motivo, caso ocorra alguma paralisação e essas empresas não conseguirem operar de forma eficaz, os clientes provavelmente recorrerão a outras empresas capazes de lidar com imprevistos. Na verdade, um estudo feito com 1.800 empresas em um período de 25 anos constatou que a resiliência para lidar com novos eventos é responsável por aproximadamente 30% do desempenho de longo prazo de uma empresa (fonte: BCG Henderson Institute).

Mitigar riscos financeiros

Existem várias vantagens empresariais associadas ao PCN, mas é fundamental não desconsiderar as vantagens financeiras. O prejuízo financeiro causado pela paralisação dos negócios, seja com falhas no sistema, queda de energia ou violações de dados, afeta as empresas de forma negativa e contundente. A gestão da continuidade dos negócios ajuda a prevenir ou reduzir esse risco.

Saiba mais sobre risco e conformidade