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Employee Document Management

Gerencie facilmente os arquivos eletrônicos de funcionários e defina regras de retenção para dar suporte a regulamentos jurídicos e corporativos com o ServiceNow® Employee Document Management. Melhore a eficiência e a conformidade com suporte integrado para remoção automatizada de arquivos e retenção legal, e aumente a segurança e a confidencialidade definindo permissões de acesso a documentos que facilitam a recuperação de arquivos.

Benefícios

Aumente a eficiência e aprimore o autoatendimento para oferecer um melhor suporte à produtividade, segurança e conformidade.

Controle o acesso com a facilidade de uma só solução, protegendo todos os documentos com base nas propriedades de documentos e funcionários.

Movimente automaticamente os documentos relacionados aos casos do HR Service Delivery ao arquivo de um funcionário.

Vantagens da aplicação

Configure políticas de documento para retenção e remoção, acesso de segurança e retenção legal.

Um exemplo de uma página que lista tipos de documentos

Configure políticas de documento para retenção e remoção, acesso de segurança e retenção legal.

Permita que os funcionários acessem alguns ou todos os documentos associados a seu perfil.

Um exemplo de uma página de perfil

Permita que os funcionários acessem alguns ou todos os documentos associados a seu perfil.

Defina as retenções legais conforme necessário para uma pessoa o um tipo de documento.

Um exemplo da página “My Recent Viewed Files” com as retenções legais

Defina as retenções legais conforme necessário para uma pessoa o um tipo de documento.

Detalhes da funcionalidade

Tudo

Políticas de retenção

Especifique o período durante o qual cada tipo de documento deve ser retido. Especifique várias políticas de retenção com condições de tipo de documento para garantir diferentes atributos de usuário, como localização geográfica.
Retenção legal

Aplique uma retenção legal a um tipo de documento ou funcionário para suspender automaticamente a política de retenção correspondente. Um registro de documento em retenção legal não pode ser atualizado e não será removido.
Acesso de funcionários

O acesso dos funcionários aos documentos pode ser ativado por tipo de documento. Se ativado, os funcionários podem acessar facilmente os documentos correspondentes em seu perfil. Eles poderão visualizar e baixar esses documentos conforme necessário, sem entrar em contato com o RH.
Políticas de segurança

Configure facilmente o acesso de leitura e gravação aos documentos, por tipo de documento, para controlar o acesso. As políticas de segurança podem controlar a aprovação de remoções e definir grupos de usuários necessários para autenticar a remoção de documentos.
Upload de documentos em massa

Importe documentos em massa a partir de soluções em nuvem de terceiros ou sistemas de arquivos locais.
Trilha de auditoria

Veja uma auditoria completa do documento de cada funcionário, da criação ou upload no sistema até sua remoção.

Recursos

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