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Employee Document Management

Gerencie facilmente arquivos de funcionários sem papel e defina regras de retenção para dar suporte aos regulamentos corporativos e legais com o ServiceNow® Employee Document Management. Melhore a eficiência e a conformidade com o suporte interno para eliminação e guarda legal automatizada de arquivos. Aumente a segurança e a confidencialidade definindo permissões para acesso a documentos que tornam a recuperação de arquivos mais rápida.

Vantagens

Aumente a eficiência e melhore o autoatendimento para melhor apoiar a produtividade, a segurança e a conformidade.

Controle o acesso com a praticidade de uma solução única protegendo todos os documentos, com base nas propriedades dos documentos e dos funcionários.

Mova automaticamente documentos relacionados ao caso de casos do HR Service Delivery ao arquivo de um funcionário.

Destaques do aplicativo

Configure as políticas dos documentos para retenção e eliminação, acesso de segurança e guarda legal de documentos.

Exemplo de uma página de listagem de tipos de documentos

Configure as políticas dos documentos para retenção e eliminação, acesso de segurança e guarda legal de documentos.

Habilite funcionários para acessar alguns ou todos os documentos associados ao próprio perfil do funcionário.

Exemplo de uma página de perfil

Habilite funcionários para acessar alguns ou todos os documentos associados ao próprio perfil do funcionário.

Configure a guarda legal de documentos conforme necessário para uma pessoa ou um tipo de documento.

Exemplo da página "Meus arquivos visualizados recentemente" com guarda legal de documentos

Configure a guarda legal de documentos conforme necessário para uma pessoa ou um tipo de documento.

Detalhes do recurso

Expandir Recolher
  • Políticas de retenção

    Especifique o período de tempo para guarda de cada tipo de documento. Especifique várias políticas de retenção com condições de tipo de documento para garantir atributos a usuários diferentes, como localização geográfica.

  • Guarda legal

    Aplique uma guarda legal ao tipo de documento ou funcionário para suspender automaticamente a política de retenção do documento correspondente.  Um registro de documento sob guarda legal não pode ser atualizado e não será eliminado.

  • Acesso do funcionário

    O acesso dos funcionários aos documentos pode ser habilitado por tipo de documento. Se habilitado, os funcionários podem facilmente acessar os documentos correspondentes em seus perfis. Eles têm a capacidade de exibir e baixar esses documentos conforme requerido, sem contatar o RH.

  • Políticas de segurança

    Configure facilmente o acesso de leitura e gravação de documentos, por tipo de documento, para controlar o acesso. As políticas de segurança podem controlar a aprovação para eliminação e definir grupos de usuários exigidos para autenticar os documentos que estão sendo eliminados.

  • Upload de documentos em massa

    Importe documentos em massa de soluções na nuvem de terceiros ou de sistemas de arquivos locais.

  • Trilha de auditoria

    Exiba uma auditoria completa em cada documento do funcionário, desde a criação ou o upload no sistema até a eliminação.

Recursos

Employee Document Management é parte do HR Service Delivery

// Comentário em 23/02/2020 // Para corrigir o carregamento lento da página na prod //Verificar com Zan e Alex mais tarde para ver o que podemos adicionar ao Lançamento // Comentário em 23/02/2020 // Para corrigir o carregamento lento da página na prod //Verificar com Zan e Alex mais tarde para ver o que podemos adicionar ao Lançamento

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