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Employee Document Management

Gerencie facilmente os arquivos eletrônicos de funcionários e defina regras de retenção para dar suporte a regulamentos jurídicos e corporativos com o ServiceNow® Employee Document Management. Melhore a eficiência e a conformidade com suporte integrado para remoção automatizada de arquivos e retenção legal, e aumente a segurança e a confidencialidade definindo permissões de acesso a documentos que facilitam a recuperação de arquivos.

Benefícios

Aumente a eficiência e aprimore o autoatendimento para oferecer um melhor suporte à produtividade, segurança e conformidade.

Controle o acesso com a facilidade de uma só solução, protegendo todos os documentos com base nas propriedades de documentos e funcionários.

Movimente automaticamente os documentos relacionados aos casos do HR Service Delivery ao arquivo de um funcionário.

Vantagens da aplicação

Configure políticas de documento para retenção e remoção, acesso de segurança e retenção legal.

Um exemplo de uma página que lista tipos de documentos

Configure políticas de documento para retenção e remoção, acesso de segurança e retenção legal.

Permita que os funcionários acessem alguns ou todos os documentos associados a seu perfil.

Um exemplo de uma página de perfil

Permita que os funcionários acessem alguns ou todos os documentos associados a seu perfil.

Defina as retenções legais conforme necessário para uma pessoa o um tipo de documento.

Um exemplo da página “My Recent Viewed Files” com as retenções legais

Defina as retenções legais conforme necessário para uma pessoa o um tipo de documento.

Detalhes da funcionalidade

Tudo
  • Políticas de retenção

    Especifique o período durante o qual cada tipo de documento deve ser retido. Especifique várias políticas de retenção com condições de tipo de documento para garantir diferentes atributos de usuário, como localização geográfica.

  • Retenção legal

    Aplique uma retenção legal a um tipo de documento ou funcionário para suspender automaticamente a política de retenção correspondente.  Um registro de documento em retenção legal não pode ser atualizado e não será removido.

  • Acesso de funcionários

    O acesso dos funcionários aos documentos pode ser ativado por tipo de documento. Se ativado, os funcionários podem acessar facilmente os documentos correspondentes em seu perfil. Eles poderão visualizar e baixar esses documentos conforme necessário, sem entrar em contato com o RH.

  • Políticas de segurança

    Configure facilmente o acesso de leitura e gravação aos documentos, por tipo de documento, para controlar o acesso. As políticas de segurança podem controlar a aprovação de remoções e definir grupos de usuários necessários para autenticar a remoção de documentos.

  • Upload de documentos em massa

    Importe documentos em massa a partir de soluções em nuvem de terceiros ou sistemas de arquivos locais.

  • Trilha de auditoria

    Veja uma auditoria completa do documento de cada funcionário, da criação ou upload no sistema até sua remoção.

Recursos

O Employee Document Management faz parte do HR Service Delivery

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