O que é o ESS (Autoatendimento do funcionário)?

O ESS (autoatendimento do funcionário) é uma tecnologia que permite que os funcionários lidem com uma série de recursos humanos e tarefas administrativas por conta própria.

Empresas eficazes são criadas com base em forças de trabalho dedicadas e talentosas. Mas apoiar essas forças de trabalho requer administração significativa. Os departamentos de recursos humanos, em particular, enfrentam uma necessidade cada vez maior de melhorar a eficiência e a precisão. Lidar com os benefícios da folha de pagamento, lidar com grandes quantidades de documentos essenciais, mas demorados, e gerenciar dados de funcionários tendem a monopolizar a maioria do tempo do departamento de RH, impedindo que esses departamentos se tornem ativos estratégicos verdadeiros para as respectivas empresas.

O autoatendimento dos funcionários foi projetado para aliviar grande parte dessa carga, digitalizando e automatizando tarefas importantes. Ao mesmo tempo, o ESS dá aos funcionários um controle mais direto sobre seus próprios dados.

Em geral, o ESS está disponível para os funcionários por meio da intranet ou do portal da empresa. Essas plataformas on-line de engajamento de funcionários fornecem acesso fácil a bases de conhecimento pesquisáveis e aplicativos da Web interativos, combinando, muitas vezes, sistemas automatizados e opções avançadas de suporte ao usuário. Alguns portais de funcionários também incluem

fóruns ou ferramentas de discussão em estilo de mídia social onde os funcionários podem se reunir para discutir problemas, responder às perguntas uns dos outros e realizar workshops sobre possíveis soluções para os problemas.

Como mencionado anteriormente, o ESS é uma solução para problemas enfrentados pelos departamentos de RH e pelas forças de trabalho que eles atendem. Por um lado, o ESS torna o trabalho do RH mais fácil e eficaz. Por outro, oferece aos funcionários maior visibilidade e uma maior voz sobre como os dados de RH são gerenciados. Como parte de estratégias maiores de engajamento dos funcionários, esses fatores ajudam a simplificar todo o processo de RH e melhorar a experiência do funcionário, criando uma organização mais eficiente, produtiva e econômica.

O ESS não foi projetado para assumir o lugar de uma equipe de RH experiente. Ele existe para liberar o RH de determinadas tarefas repetitivas e permitir que os funcionários acessem diretamente as informações e a funcionalidade do RH. Isso cria uma série de vantagens para a organização aprimorada por ESS:

  • Custos reduzidos
    Tradicionalmente, a maior parte do tempo de RH tem sido gasta respondendo a perguntas e processando as informações dos funcionários. O ESS retira muitas dessas responsabilidades da bandeja do departamento de RH. Isso não só permite que o RH se torne mais um parceiro estratégico e se concentre em outras tarefas importantes, como também reduz a necessidade de contratar e treinar outros representantes de RH.
  • Gerenciamento de folga aprimorado
    Sistemas ESS eficazes automatizam muitos aspectos do processo de aprovação de solicitação de folga. Os funcionários podem trabalhar no sistema para rastrear as horas de folga pagas e enviar solicitações, que são enviadas automaticamente pelos canais de aprovação adequados. Além disso, os gerentes podem usar o ESS para acompanhar licenças médicas, identificar tendências e melhorar a forma como planejam ausências de funcionários.
  • Gerenciamento de despesas mais preciso
    O ESS simplifica o processo de relatório de despesas, com acesso simplificado de funcionários para aprovação e reembolso automatizados. O portal do funcionário também pode permitir que eles gerenciem despesas de qualquer dispositivo habilitado para Internet, para um gerenciamento de despesas eficaz, mesmo durante viagens.
  • Gerenciamento de benefícios simplificado
    O ESS permite que usuários autorizados rastreiem e monitorem todas as informações relevantes sobre benefícios para os funcionários. Isso não inclui apenas detalhes de cobertura, histórico de pagamento e contribuições do empregador e do funcionário, fornece também um local central onde os funcionários podem analisar declarações, acompanhar a elegibilidade e a participação e se inscrever em programas de benefícios.
  • Maior autonomia dos funcionários
    Portais personalizados de funcionários e outras soluções ESS colocam os funcionários no controle. Empoderador e conveniente, o ESS cria uma força de trabalho engajada e informada capaz de assumir maior responsabilidade por seu próprio gerenciamento de RH.
  • Maior conformidade
    Empresas que não seguem a EEO, FMLA, OSHA e outras leis e regulamentos governamentais enfrentam penalidades severas. As plataformas de autoatendimento dos funcionários garantem a precisão e a responsabilidade nos relatórios de conformidade. Eles também podem conseguem automatizar relatórios, colocar informações de conformidade no formato correto e informar aos usuários sobre quaisquer atualizações legislativas.
  • Acesso mais claro às informações
    Com um único banco de dados central para informações de RH, os funcionários de todos os níveis saberão exatamente onde encontrar respostas para perguntas, procedimentos aprovados e documentos vitais.
  • Análise confiável
    Os sistemas de ESS rastreiam e coletam grandes quantidades de dados de uso. Os programas de análise integrados permitem que os gerentes avaliem a eficácia de campanhas e iniciativas e incorporem informações confiáveis de RH em futuras decisões.
Benefícios do autoatendimento do funcionário

O ESS é uma ampla categoria de gerenciamento de RH, com muitos tipos diferentes de sistemas atendendo a uma variedade de setores. Mesmo assim, os sistemas mais eficazes tendem a compartilhar certas funções, incluindo as seguintes:

Publicação e entrega de conteúdo do funcionário

As organizações podem usar os sistemas ESS para criar, agendar e compartilhar conteúdo importante para departamentos e funcionários por meio de vários canais. Isso inclui e-mails em massa, anúncios, links e outros conteúdos para distribuição pela força de trabalho. Os destinatários podem ser filtrados com base em uma variedade de critérios, como cargo e local.

Responsabilidades e tarefas do funcionário

As páginas de tarefas dentro de um ESS mostram, rapidamente, todas as tarefas atualmente atribuídas a qualquer funcionário específico. Isso inclui as condições que devem ser atendidas para que a tarefa seja marcada como concluída. Os funcionários podem organizar as próximas tarefas e aplicar filtros para mostrar tarefas específicas.

Solicitações de funcionários

Funcionários e gerentes podem ver facilmente solicitações abertas, analisar solicitações passadas e verificar o status de solicitações atuais específicas, tudo a partir de uma única página.

Base de conhecimento

Uma base de conhecimento de funcionários é um banco de dados pesquisável de informações úteis e relevantes para o RH. Os funcionários podem encontrar rapidamente respostas a perguntas comuns, bem como obter links importantes para ferramentas, formulários etc.

Informações organizacionais

Com um organograma ESS, os funcionários podem ver a estrutura da empresa, incluindo funcionários, cargos, responsabilidades e muito mais.

Bate-papo ao vivo do funcionário

As opções de bate-papo ao vivo na plataforma ESS permitem que os funcionários interajam com agentes de suporte ao vivo em tempo real. Os funcionários simplesmente selecionam um tópico de conversa em uma lista de categorias fornecidas.

Fóruns de funcionários

Links para fóruns de funcionários oferece a eles um lugar dentro do sistema ESS onde é possível interagir, se engajar, colaborar e oferecer soluções para problemas.

Em geral, os sistemas ESS mais eficientes são provenientes de fornecedores terceirizados. Esses fornecedores disponibilizam recursos e orientação para garantir que empresas clientes tenham tudo o que precisam para obter o máximo das soluções de ESS. Dito isso, há maneiras de as organizações melhorarem a eficácia das soluções de autoatendimento. Ao implementar o ESS, considere as seguintes práticas recomendadas:

  • Esforço pela relevância
    Um componente importante da maioria dos sistemas de autoatendimento dos funcionários é a base de conhecimento. Mas que informações a base de conhecimento de uma organização deve incluir? Obviamente, isso será diferente de empresa para empresa e de setor para setor, por isso é vital que as empresas tenham uma atitude ativa para garantir as informações mais relevantes e precisas possíveis. Com base nas solicitações e consultas mais comuns dos funcionários e expandindo-se para incluir dados analíticos de mecanismos de pesquisa sobre pesquisas relevantes, as organizações podem garantir que as informações da base de conhecimento sejam úteis e abrangentes.
  • Foco na facilidade de uso
    Os portais de autoatendimento devem ser abrangentes e informativos, mas todas as informações do mundo não farão muito bem aos funcionários se eles não puderem navegar por elas. Assim como clientes, funcionários e outros usuários internos, você espera uma experiência agradável e fácil ao usar produtos. Um ESS eficiente coloca essa experiência em primeiro lugar, incluindo design intuitivo, funções de pesquisa fáceis de usar e dados visualmente representados.
  • Otimizar o ESS para uso móvel
    O ESS não deve ficar confinado ao escritório. Os funcionários apreciam a liberdade de gerenciar os próprios dados enquanto estão em trânsito, com autoatendimento otimizado para dispositivos móveis. Isso é especialmente importante ao trabalhar com uma força de trabalho remota. Com um aplicativo móvel dedicado ou acesso baseado em navegador que oferece funcionalidade e usabilidade completas, mesmo em telas sensíveis ao toque menores, os funcionários podem acessar informações vitais e executar tarefas essenciais, a qualquer hora e de qualquer lugar.
  • Integrar recursos de gerenciamento de casos
    Encontrar respostas para perguntas é uma parte essencial do ESS, mas é apenas uma parte. Vá além, incluindo a funcionalidade de gerenciamento de casos. Automatizar as solicitações dos funcionários, fornecer orientações essenciais e as próximas etapas, e incluir opções de suporte confiáveis, tudo ajuda a garantir que eles obtenham o suporte necessário, quando precisarem e sem precisar entrar em um sistema separado.

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