O que é um sistema de inventário com códigos de barras?

Um sistema de inventário com códigos de barras combina hardware e software para contabilizar o inventário quantificável usando códigos de barras a fim de categorizar e identificar itens.

Os sistemas de hardware e software podem automatizar o gerenciamento de inventário. Um sistema de controle de inventário pode ser responsável por qualquer coisa, desde roupas até alimentos, se puder ser quantificado e rotulado. Inicialmente, os códigos de barras serviam para automatizar o checkout dos supermercados, mas a tecnologia foi expandida para atuar como gerenciamento de inventário.

Gráfico que mostra as habilidades de um sistema de inventário com códigos de barras.

As ferramentas automatizadas, conhecidas como sistema de controle de inventário, são uma combinação de ferramentas de software e hardware que podem ajudar no processo de rastreamento do inventário. Quaisquer bens quantificáveis, como livros, roupas, alimentos e outros tipos de equipamentos, podem ser rastreados com um sistema de controle de inventário usando a tecnologia de código de barras. Os códigos de barras podem codificar sistemas alfabéticos e numéricos para ajudar no rastreamento do inventário: os sistemas funcionam em tempo real, em conjunto com a tecnologia, para enviar informações a um sistema centralizado de computador que rastreia o inventário e as transações.

Basicamente, qualquer negócio com ativos físicos, tecnológicos e de hardware para rastrear contará com sistemas de inventário. Os sistemas de inventário com códigos de barras geralmente são usados em supermercados para rastrear produtos agrícolas, carnes e produtos embalados individualmente. Os depósitos também normalmente usam códigos de barras para rastrear o inventário e sua movimentação entre locais. As lojas de varejo rastreiam o inventário, o que é especialmente crucial considerando-se a grande variedade de itens transportados tanto na parte comercial quanto administrativa da loja. Os sistemas de inventário com códigos de barras também são essenciais para as empresas de transporte, pois os itens estão sempre em movimento e precisam ser contabilizados.

Os sistemas de inventário com códigos de barras são essenciais para garantir que os negócios controlem a qualidade de seus produtos quando suas transações giram em torno de bens de consumo. Um varejista que não tem um controle adequado de inventário pode ficar sem um produto antes de ele ser substituído. Os sistemas de inventário com códigos de barras ajudam a antecipar um estoque baixo de produtos antes de ele se esgotar completamente. Um sistema automatizado também pode alertar o varejista quando houver baixos níveis de estoque.

Os erros humanos também podem ser um problema no inventário, especialmente à medida que o tamanho do inventário aumenta. Se um varejista encomendar 10 mil camisas, mas 5 mil estiverem faltando, isso pode não ser percebido imediatamente. Um sistema de gerenciamento de inventário pode identificar rapidamente a mercadoria ausente, o que pode acelerar o processo de recuperação à medida que as camisas ausentes são rastreadas.

O varejo sempre apresenta risco de roubo. O rastreamento de roubos pode ajudar na estratégia de medidas de segurança para evitar roubos. Assim que as medidas estiverem em vigor, uma empresa poderá rastrear o progresso das medidas de segurança para verificar se elas são eficazes.

Geralmente, um sistema automatizado envolve o uso de um leitor de códigos de barras para ler o código de barras de um item. O código de barras codifica as informações em um padrão visual de espaços pretos e brancos. Quando lidas por um leitor de códigos de barras, as informações sobre o item são coletadas e enviadas a um sistema centralizado de computador que rastreia automaticamente o item e as informações relevantes associadas a ele. Isso ajuda a fazer o inventário dos itens para distribuição, armazenamento ou transporte, contabilizando o item e o que precisa ser feito com ele.

Todos os tipos de dados coletados trabalham juntos para criar um rastreador automatizado em tempo real que simplifica os processos, reduz os erros e analisa as informações.

O hardware correto de leitor de códigos de barras pode fazer uma grande diferença no rastreamento do inventário. Alguns produtos de hardware e software podem funcionar juntos melhor do que outros; por isso, é importante considerar a combinação certa dos dois e como eles podem facilitar o sistema de rastreamento de inventário com códigos de barras. Há dois tipos diferentes de hardware de código de barras: 1D e 2D. E, embora os códigos de barras pareçam simples e uniformes, as diferenças entre esses dois tipos de hardware são significativas.

Códigos de barras 1D

Os códigos de barras unidimensionais são o tipo de códigos de barras que a maioria das pessoas usa ao discutir códigos de barras. Eles são compostos por linhas planas e verticais que se estendem horizontalmente por um espaço. O espaço entre as linhas permite que os leitores de códigos de barras identifiquem corretamente o produto específico contido no código de barras. Geralmente, eles são usados para rastrear pacotes, correspondências e itens de varejo.

Os tipos de códigos de barras unidimensionais são:

  • UPC-E
  • EAN-13
  • Code 39
  • EAN 128
  • USPS IMB
  • UPC-A
  • RSS-14
  • Code 93
  • Interleaved 2 of 5

Códigos de barras 2D

A segunda dimensão oferece mais profundidade que a primeira dimensão, e os códigos de barras não são uma exceção. Os códigos de barras bidimensionais não são lidos como binários simples, como são lidas as linhas verticais. Geralmente, eles têm o formato de um quadrado com muitos pontos pixelados e formas geométricas que contêm os dados codificados, em vez de apenas números e linhas.

Eles podem ser menores que os códigos de barras unidimensionais e, ao mesmo tempo, apresentar muitas informações sobre o produto. Um tipo comum de código de barras bidimensional é um código de resposta rápida, ou QR code, que pode direcionar alguém a um site ou apresentar informações detalhadas sobre onde um pacote esteve e para onde está indo.

Alguns exemplos de códigos de barras bidimensionais são:

  • MaxiCode
  • Aztec
  • PDF 417
  • QR Code
  • Data Matrix

Negócios de todos os portes precisam de sistemas de rastreamento de códigos de barras, mas esses sistemas podem ser especialmente importantes à medida que um negócio cresce e lida com mais software. Os sistemas de códigos de barras podem ajudar a rastrear o inventário que está se movendo entre locais, começando com o recebimento e a movimentação de ativos até a implantação e o descarte de ativos.

É muito mais fácil usar sistemas automatizados de códigos de barras do que rastrear o inventário, o transporte e o armazenamento manualmente. Isso reduz a probabilidade de erros, que são muito mais comuns quando esses processos são manuais. Os códigos de barras podem manter um registro contínuo de inventário, compras e faltas de estoque.

Os negócios usam sistemas de inventário para prever quando um produto pode estar com pouco estoque e se ele precisa ser substituído ou atenuado. Esses sistemas também facilitam o rastreamento de roubos de varejo em toda a cadeia, informando medidas de segurança para garantir que os produtos não sejam roubados; também é possível rastrear a eficácia das medidas usando um sistema automatizado para ver se a quantidade de roubos foi reduzida.

A leitura de códigos de barras com dispositivos móveis pode oferecer opções mais versáteis e conectadas para uma empresa. Os sistemas baseados na nuvem minimizam os custos de hardware porque as empresas não precisam investir em leitores portáteis individuais – a leitura pode ser realizada em dispositivos móveis, como smartphones. Os funcionários podem trabalhar de qualquer lugar e se conectar a partir de um local centralizado baseado na nuvem que mantém todos os locais em sincronia.

Escolher o sistema certo de inventário com códigos de barras é crucial para o sucesso. Faça uma pesquisa cuidadosa e escolha o sistema de códigos de barras que funciona melhor para seu negócio.

Como começar

O primeiro passo para estabelecer um sistema funcional de inventário com códigos de barras é criar um código de produto usando um UPC (Universal Product Code, código universal de produto), uma SKU (Stock Keeping Unit, unidade de manutenção de estoque) ou um UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code®).

Obter um UPC é algo tão simples quanto registrar o produto com o Padrão Global 1 para atribuí-lo a um código exclusivo de empresa, o que pode ajudar no rastreamento de produtos no mundo todo. Um UPC ajuda a evitar roubos, permite que os clientes encontrem informações sobre um produto on-line e auxilia no gerenciamento de inventário.

Os números de SKU podem ser criados manualmente ou usados em um sistema de software de gerenciamento de inventário. Geralmente, as SKUs são exclusivas de uma empresa e são usadas principalmente em operações internas para contabilizar o estoque, rastrear as compras e monitorar o inventário.

Após a criação do código de barras, o processo é tão fácil quanto imprimir o código de barras usando uma impressora simples a jato de tinta e uma folha de etiquetas. No entanto, as impressoras térmicas são recomendadas para imprimir as etiquetas, já que têm um custo mais baixo que o das impressoras a laser, são mais fáceis de manter e tendem a durar mais tempo, que são pontos importantes a considerar se você, possivelmente, vai imprimir milhares de códigos de barras.

Como escolher um leitor

O leitor certo pode fazer uma enorme diferença. Felizmente, há diferentes opções disponíveis para diferentes necessidades.

Os leitores sem fio exigem baterias para funcionar, mas são excelentes para mobilidade. Os negócios podem rastrear o inventário em tempo real sem ter que disponibilizar um cabo de alimentação. Os leitores sem fio podem enviar informações diretamente a um sistema de gerenciamento de inventário, ou as informações podem ser coletadas em um chip de memória que, posteriormente, é inserido em um computador. Alguns leitores móveis também armazenam informações no próprio dispositivo, que podem ser carregadas periodicamente no banco de dados principal. Os leitores móveis também podem envolver software de leitura usando aplicativos móveis em um smartphone, o que pode ser uma opção mais econômica que um leitor tradicional.

Geralmente, os leitores com fio são opções mais econômicas que os leitores sem fio, mas sem a mobilidade nem a flexibilidade. Eles podem ser excelentes ao fazer o checkout de compras dos clientes em um caixa, onde a necessidade de mobilidade não é tão predominante.

Como escolher um software de códigos de barras

Explore cuidadosamente as diferentes opções enquanto considera os custos e as necessidades. Alguns programas de software podem ser dimensionados com excelência, mas isso não significa que um negócio de menor porte precisaria de algo tão expansivo.

Dessa forma, é importante levar em consideração as necessidades do seu negócio, as habilidades, os benefícios e os desafios dos sistemas disponíveis de inventário com códigos de barras e, em seguida, criar um orçamento. Refine sua pesquisa para os sistemas que atendem às suas demandas de custo, mas que ainda oferecem o melhor serviço possível.

Os sistemas de inventário com códigos de barras são extremamente valiosos para negócios de todos os portes, e a ServiceNow está pronta para atender às necessidades individuais com nossos sistemas de gerenciamento de ativos de hardware.

Recursos do Hardware Asset Management

O Hardware Asset Management da ServiceNow pode simplificar os processos e remover os obstáculos ao longo do caminho. Os recursos incluem normalização de hardware, automação do ciclo de vida dos ativos, um painel de controle de ativos de hardware e auditoria do inventário de ativos móveis.

A ServiceNow também oferece soluções avançadas de leitura em dispositivos móveis; usando aplicativos móveis, a câmera do dispositivo se torna um leitor confiável que pode ler vários códigos de barras sequencialmente sem sair da interface de leitura e pode, até mesmo, ler grupos de códigos de barras de uma só vez, agrupando-os em conjuntos relevantes. O aplicativo ServiceNow Agent Mobile facilita a coordenação de especialistas em inventário, o rastreamento de locais, a atualização de registros, e muito mais, e ainda funciona sem conexão com a Internet.

Em poucas palavras, a leitura em dispositivos móveis da ServiceNow coloca o poder do gerenciamento de inventário nas suas mãos.

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