O que é ITAM (IT Asset Management, gerenciamento de ativos de TI)?

O ITAM reúne gerenciamento financeiro, de inventário, contratual e de risco para gerenciar o ciclo de vida desses ativos, incluindo decisões táticas e estratégicas.

Os ativos têm um tempo limitado de uso, e uma organização pode maximizar o valor deles com o ITAM e gerenciamento proativo. Geralmente, as fases do ciclo de vida incluem planejamento, compras, implantação, manutenção, desativação e descarte.

Quais são os tipos de gerenciamento de ativos de TI?

De modo geral, os ativos de TI se enquadram em uma ou mais das seguintes categorias: físicos, software, hardware, tecnologia móvel e nuvem. O ITAM foi projetado para garantir a implantação bem-sucedida e o suporte contínuo dos ativos de TI. Dessa forma, ele corresponde a esses tipos de ativos de TI.

Estes são os três principais tipos de gerenciamento de ativos de TI:

  1. Software: esse tipo de ITAM é um pouco mais complexo que os outros, pois envolve aspectos como requisitos de conformidade, licenciamento, shadow IT e IoT. Os ativos de software devem ser monitorados e revisados continuamente, e os ativos devem ser fluidos o suficiente para seguir os requisitos e atender às demandas e a um mercado em constante mudança.
  2. Hardware: o hardware físico também desempenha uma função no ecossistema de TI de uma organização. Esses ativos físicos incluem computadores, impressoras, copiadoras, notebooks, dispositivos móveis, servidores e qualquer outro hardware usado para fins de gerenciamento de dados na empresa.
  3. Nuvem: o ITAM rastreia o custo e o uso de recursos de nuvem, incluindo SaaS (Software as a service, software como serviço), IaaS (Infrastructure as a service, infraestrutura como serviço) e PaaS (Platform as a service, plataforma como serviço). Todos eles são considerados como ativos a serem gerenciados em termos de custo e conformidade no ITAM.

Gerenciamento de ativos de hardware versus gerenciamento de ativos de software

O ITAM engloba o gerenciamento de ativos de hardware e o gerenciamento de ativos de software, mas ambos são conceitualmente diferentes. O gerenciamento de hardware gira em torno do gerenciamento de ativos físicos, como servidores, notebooks, computadores, dispositivos móveis, impressoras etc. Os ativos de software incluem qualquer coisa, como software baixado diretamente em um computador, licenças para uso do software e serviços em nuvem. 

Padrões de ISO para ITAM

A ISO (International Organization for Standardization) tem uma família oficial de padrões para ITAM: ISO 19770, que consiste em cinco partes:

  1.  ISO/IEC 19770-1: descreve as práticas recomendadas para ITAM de uma empresa. As organizações têm a oportunidade de provar que estão realizando procedimentos de ITAM de acordo com os padrões para atender aos requisitos de governança e dar suporte às atividades de TI.
  2. ISO/IEC 19770-2: ajuda as empresas a identificar programas de software em determinado dispositivo; um padrão para tags de ID de software.
  3. ISO/IEC 19770-3: detalha as atribuições associadas a um software e o método de medição do consumo.
  4. ISO/IEC 19770-4: permite a geração de relatórios padronizados sobre o uso de recursos. Isso é particularmente importante ao gerenciar licenças mais complexas e software e hardware baseados na nuvem.
  5. ISO/IEC 19770-5: uma visão geral dos padrões e do vocabulário da ISO para ITAM.

Rastreie todo o ciclo de vida dos ativos de TI

Embora as organizações individuais possam definir o ciclo de vida dos ativos de TI de forma diferente, a maioria segue etapas semelhantes às seguintes:

  • Solicitação
  • Execução
  • Implantação
  • Monitoring
  • Service
  • Desativação 

Em resumo, o ciclo começa quando uma necessidade é reconhecida e uma solicitação é feita. Fatores importantes são definidos, como quais ativos são necessários, como obtê-los e como eles serão usados e financiados. Durante a fase de execução, ocorre a criação, a compra, o arrendamento ou o licenciamento do ativo. Depois, acontece a fase de implantação, que supervisiona a instalação do ativo no ecossistema de TI. Uma vez implantado, a fase de monitoramento ajuda a garantir que os ativos estejam funcionando de forma eficaz e ocorre a fase de serviço, em que os ativos são mantidos e atualizados para prolongar a vida útil do ativo. Finalmente, quando os ativos não forem mais necessários, eles serão desativados e descartados. Isso inclui fazer a transição de usuários para recursos alternativos, a atualização de registros, o cancelamento de contratos, a rescisão de licenças e o planejamento de ativos substitutos.

Ao lidar com hardware, o "inventário" pode ser incluído como uma fase separada. 

Processos de ITAM

O rastreamento e o gerenciamento de equipamentos vitais ajudam a garantir que os ativos sejam gerenciados com eficiência. É necessário ter um local detalhado e centralizado onde os usuários autorizados podem solicitar ativos de empréstimo; ele deve incluir campos que identificam para quem o ativo está sendo solicitado, o local onde o ativo solicitado precisa ser fornecido, o modelo do ativo solicitado, o intervalo de datas que informa por quanto tempo o ativo estará em uso e o motivo ou a justificativa para a necessidade do ativo.

Saber quem tem o quê

Dados eficazes de empréstimo de equipamentos podem ajudar a garantir que todos os ativos sejam contabilizados e que um negócio sempre tenha uma ideia clara de quem está usando o quê e por quanto tempo. Dito isso, a detecção de ativos pode apresentar informações adicionais sobre quais dispositivos você tem (possivelmente, além do que você acha que tem), como esses dispositivos são configurados e quem os está usando. A detecção e o gerenciamento de inventário devem ser feitos em conjunto. Implemente a automação para que, à medida que você detectar ativos, todas as informações relevantes possam ser inseridas automaticamente em um banco de dados para facilitar a revisão. 

Rastreamento da localização dos ativos

Saber quem deve estar com os ativos, quem realmente está com eles e exatamente quais ativos estão disponíveis são informações extremamente importantes. Mas não é menos importante saber exatamente onde estão os ativos. O rastreamento da localização dos ativos, geralmente usando RFID, GPS ou leitura de códigos de barras, pode ajudar a verificar se os ativos estão onde deveriam estar. E, caso se verifique que um ativo está desaparecido, esses rastreadores de localização são inestimáveis na localização e na proteção do ativo em questão. 

Um repositório de ITAM

O repositório de ITAM é o banco de dados central para armazenar e manter dados financeiros, físicos e contratuais essenciais. Mas, mais do que simplesmente servir como um local para esses dados, um repositório eficaz de ITAM deve poder executar tarefas relacionadas de gerenciamento de ativos de TI. Os repositórios devem ser estreitamente integrados a conjuntos de ferramentas adjacentes, incluindo inventário, uso de software, gerenciamento de suporte de serviço de TI, gerenciamento de mudanças e gerenciamento de configurações e compras. 

Informações de uso e inventário de hardware e software

O gerenciamento eficaz de ativos de TI depende da sua capacidade de rastrear métricas relevantes. Para fazer isso, você deve identificar quais KPIs valem a pena priorizar. O rastreamento das métricas corretas ajuda a garantir o desempenho aprimorado dos ativos, reduzir os custos de reparo e manutenção e garantir o uso e a eficácia ideais. Estas são as métricas comuns de rastreamento:

  • Custos
  • Número de ativos
  • Software licenciado/não licenciado
  • Licenças utilizadas de modo insuficiente/em excesso
  • Garantias expiradas

Importação de dados

O ITAM bem-sucedido depende muito de dados precisos e atualizados sobre ativos, que podem vir de várias fontes, como bancos de dados, servidores, plataformas e soluções. Importar dados para um local centralizado é uma etapa crucial para apresentar uma imagem precisa do patrimônio de ativos.

Saas

O gerenciamento de software como serviço monitora a compra, a integração, o licenciamento e a renovação dos aplicativos que uma empresa usa.

IaaS

Infraestrutura como serviço é um modelo em que os recursos de computação que, normalmente, podem ser hospedados em um data center, são hospedados em um ambiente de nuvem. O gerenciamento de IaaS envolve o monitoramento do uso da capacidade de computação de um ambiente de nuvem ou o uso de armazenamento e capacidade.

PaaS

A plataforma como serviço oferece um ambiente de desenvolvimento e implantação na nuvem, o que permite a implantação de aplicativos baseados na nuvem de todos os tamanhos. O gerenciamento envolve a compra de recursos de um provedor e o pagamento conforme o uso, além do monitoramento do uso para manter a conformidade com um orçamento ou um contrato de uso.

Apresenta uma fonte de verdade

O gerenciamento de ativos cria uma ordem. Os ativos tendem a ser rastreados em muitos lugares diferentes por muitas pessoas diferentes; não há um só proprietário dos ativos nem uma só ferramenta que centraliza as informações sobre os ativos. O ITAM oferece consolidação de dados, proporcionando sistemas que fazem o trabalho sem a necessidade de rastrear artefatos, monitorar o uso e interpretar dependências infinitamente. 

Melhora a utilização, reduz os riscos e diminui o desperdício

As informações permanecem atualizadas, o que ajuda as equipes a eliminar o desperdício e aumentar a utilização. O controle também força a segurança e a conformidade em relação às políticas legais, reduzindo os seus riscos associados a penalidades regulatórias. 

Aumenta a produtividade sem perder confiabilidade

As ferramentas de gerenciamento de ativos são extremamente úteis à medida que as equipes adotam os princípios de DevOps e SRE. Há uma maior dependência dos serviços de infraestrutura e plataforma, e o gerenciamento eficaz de ativos permite o gerenciamento do consumo.

Dá suporte às práticas de negócios e de TI e capacita as equipes

O gerenciamento de ativos dá suporte a processos de ITSM e ITIL, como gerenciamento de mudanças, incidentes e problemas. Com as informações certas prontamente disponíveis, as equipes podem se mover mais rapidamente e prever melhor os impactos antes que eles aconteçam. Além disso, isso dá suporte ao departamento de RH (integração e desligamento), de finanças para rastreamento de ativos, de segurança para correção de vulnerabilidades e de gerenciamento de operações, ajudando a descobrir e mapear determinados ativos essenciais e as dependências deles.

Reduz os custos por meio de análises constantes

Às vezes, você pode ter várias licenças, instâncias ou recursos que estão sendo usados em excesso ou que nem são usados. Consolidar e analisar constantemente os ativos pode apresentar informações sobre todos os recursos e se eles estão consumindo mais dinheiro que o necessário.

Os três componentes

  • Físico: geralmente, essas informações são coletadas usando mais processos manuais, como leitores de códigos de barras ou sistemas de RFID. Ele contabiliza o que está implantado, o que pode estar no estoque e o que pode estar programado para desativação.
  • Financeiro: geralmente obtido dos sistemas ou ordens de compra, o componente financeiro do banco de dados de ITAM indica o número da ordem de compra, a quantidade, a marca e o modelo, a depreciação, o nome do fornecedor e o centro de custos. O rastreamento desse componente é extremamente útil, pois apresenta informações sobre o custo total de propriedade, o ROI e os orçamentos que podem ser atribuídos a projetos e serviços. 
  • Contratual: os dados coletados dos dados de contratos vêm do revendedor, do fornecedor ou do sistema de gerenciamento de contratos. As informações incluem a versão final de um contrato com detalhes como atribuição de licença, número de dispositivos, preço de compra, SKU do fornecedor, níveis de serviço e manutenção.

  1. Comece com a adesão executiva
  2. Inicie uma equipe para fazer o piloto do projeto
  3. Defina os ativos essenciais
  4. Identifique os recursos de nuvem
  5. Determine métodos para detecção e integração de dados
  6. Use uma abordagem baseada no ciclo de vida
  7. Seja proativo em suas iniciativas de rastreamento e acompanhe-as continuamente para evitar o excesso de implantação
  8. Decida se deseja usar um CMDB
  9. Automatize o máximo possível
  10. Integre e disponibilize dados para toda a TI
  11. Conheça suas licenças de software
  12. Reúna feedback para melhorias contínuas
  13. Envolva outras equipes no feedback

Há vários motivos pelos quais o ITAM pode ajudar sua organização a prosperar.

Você quer economizar dinheiro

Uma das principais estratégias de redução de custos é otimizar os gastos com software, infraestrutura e serviços de plataforma. As organizações podem reduzir os gastos em até 30% quando usam as práticas recomendadas para otimizar as licenças de software e o uso de ativos. 

Você depende de planilhas

As empresas ainda rastreiam seus ativos usando planilhas, mas há uma grande chance de que suas planilhas nem sempre sejam precisas. Além disso, as planilhas criam silos de dados, dificultando o acesso de todos os usuários autorizados às mesmas informações atualizadas.

É difícil acompanhar o ritmo das mudanças

Os ativos estão sempre em movimento, e o rastreamento manual pode se tornar sufocante. Lidar com problemas como roubo, substituição e desativação de ativos de TI, novas remessas etc. pode criar um ambiente caótico de TI que exige mais atenção aos detalhes.

A "shadow IT" é uma realidade

Shadow IT se refere a aplicativos, licenças e outros ativos de TI que estão sendo adquiridos e usados sem o conhecimento da equipe de TI. O software centralizado de ITAM mantém a TI a par de tudo e evita gastos excessivos, riscos e não conformidade. A shadow IT é uma realidade que quase todas as empresas modernas enfrentam. Como você a gerencia fará diferença no nível de controle necessário para reduzir riscos e gastos.

Aprofunde-se com o IT Asset Management da ServiceNow

Integrado à Now Platform®, o IT Asset Management inclui habilidades avançadas de plataforma para que você possa simplificar o rastreamento de ativos em toda a sua organização. Nós trabalhamos bem com o software existente; o IT Asset Management se integra facilmente a aplicativos de parceiros e de terceiros.