O que é melhoria contínua?
A melhoria contínua é um método para aprimorar os resultados de negócios, reexaminando e refinando constantemente os produtos, serviços e processos.
Para facilitar a melhoria contínua, muitos negócios adotam a estrutura PDCA. PDCA significa planejar, fazer, verificar e agire é um ciclo contínuo de quatro etapas para realizar mudanças para melhor. A PDCA não é uma abordagem única e feita uma vez só, mas sim um ciclo contínuo que deve ser sempre repetido para facilitar a melhoria contínua.
Planejar
Na fase de planejamento, um negócio deve reconhecer possíveis oportunidades e criar um plano sobre como mudar para lidar com essas oportunidades. Planejar envolve definir problemas, avaliar recursos, estabelecer metas e escolher métodos.
Fazer
Nesta fase, uma organização testa a mudança. Aplicando as mudanças em um ambiente controlado e de pequena escala, enquanto está pronto para lidar com quaisquer problemas imprevistos, o negócio gera dados valiosos para a próxima etapa.
Verificar
"Verificar" significa revisar os resultados dos testes de pequena escala realizados na fase anterior. Os resultados devem ser analisados e as informações identificadas para ajudar a informar a etapa final. Essa pode ser a fase mais importante de todo o ciclo de PDCA, pois permite que as organizações esclareçam seus planos, eliminem problemas, evitem erros recorrentes e identifiquem as causas raiz. Faça as mudanças necessárias no plano original, levando-o de volta às etapas anteriores quantas vezes forem necessárias antes de finalizá-lo.
Agir
Munidas de informações e percepções sobre as fases anteriores, as organizações agora podem aplicar o plano refinado. Se ele tiver sucesso, o negócio poderá incorporar o que aprendeu em outras áreas. A mudança comprovada deve se tornar uma nova linha de base, permitindo novas melhorias à medida que o ciclo é reiniciado.
O ciclo de PDCA é um aspecto essencial da melhoria contínua, oferecendo uma estrutura fácil de usar com a qual as organizações podem gerar melhorias em serviços, funções, processos, equipes e indivíduos. Dessa forma, soluções eficazes de melhoria contínua incorporam essa estrutura.
A análise de causa raiz (RCA) é uma abordagem de melhoria contínua que se concentra especificamente nas principais razões e origens por trás dos problemas de um processo individual. Assim como a abordagem padrão de melhoria contínua, a RCA é iterativa. Ao encontrar problemas, a RCA analisa as causas e os efeitos até identificar a raiz do problema. Para isso, ela segue seis etapas.
Definição do problema
A primeira etapa da RCA é identificar e observar um problema. Avalie o impacto do problema e descreva os sintomas específicos.
Coleta de dados
Em seguida, pesquise o problema e colete o máximo possível de informações relevantes. Desenvolva a imagem mais clara possível do problema para ajudar a informar a próxima etapa do processo.
Identificação de causas
Usando as informações coletadas na etapa anterior, identifique e rastreie o máximo possível de fatores causais. Crie diagramas de causa e efeito para ajudar a visualizar quais problemas estão por trás dos problemas que estão sendo rastreados. Analise as possíveis consequências e continue dividindo os problemas em partes constituintes para criar uma imagem mais detalhada do problema geral.
Identificação da causa raiz
Continue se aprofundando até que o problema principal por trás do problema (ou problemas) original possa ser identificado. Determinar por que a causa raiz existe em primeiro lugar pode ajudar a informar possíveis soluções.
Implementação de uma solução
Crie uma solução para resolver a causa raiz, reduzindo assim o problema ou os problemas na origem. Reconheça e considere quaisquer riscos podem estar envolvidos na execução da solução.
Monitoramento da solução
Assim como em qualquer mudança, o monitoramento contínuo é importante na RCA para garantir que o problema seja resolvido com eficácia e que a solução não tenha criado outros problemas.
Há diversas vantagens em implementar a melhoria contínua em um negócio.
Aprimore o compromisso com o funcionário
Processos ineficientes e desnecessários consomem o tempo dos funcionários. Pior do que isso, eles forçam os funcionários a gastar esforços em tarefas ineficazes. A melhoria contínua elimina e refina processos, deixando apenas os impactantes e importantes. Ao mesmo tempo, a melhoria contínua dá aos funcionários uma voz e mostra a eles que sua opinião é valorizada. Juntos, esses fatores contribuem para aumentar a satisfação dos funcionários em seu trabalho.
Diminuição da rotatividade
A melhoria da satisfação dos funcionários leva naturalmente à redução das taxas de rotatividade dos funcionários. Quando os funcionários se sentem satisfeitos e valorizados, eles são muito menos propensos a sair de uma empresa, mesmo diante de ofertas mais lucrativas. Eles começam a pensar na organização como mais do que simplesmente um empregador; ela se torna parte de quem eles são, e eles se sentem responsáveis pelo sucesso dela.
Aperfeiçoamento dos fluxos de trabalho
A metodologia Lean e a melhoria contínua proporcionam fluxos de trabalho detalhados e reproduzíveis. Os fluxos de trabalho estabelecem etapas comprovadas e práticas recomendadas para realizar o trabalho de forma rápida, eficiente e eficaz. A melhoria contínua permite que as organizações simplifiquem seus fluxos de trabalho, identificando oportunidades de melhoria e eliminando tarefas e processos irrelevantes.
Redução de custos
Os processos com desperdícios desnecessários são muito mais do que apenas demorados; eles são caros. A melhoria contínua ajuda os negócios a distinguir processos importantes dos supérfluos, economizando dinheiro no processo. Além disso, com fluxos de trabalho confiáveis e uma compreensão clara exatamente do que é necessário para concluir trabalhos importantes, os gerentes podem melhorar a precisão dos seus orçamentos.
Melhoria do atendimento ao consumidor
Os clientes podem não estar interessados nos processos internos ou nos fluxos de trabalho de uma organização, mas certamente estão interessados no valor que ela oferece. A melhoria contínua ajuda os negócios a entender melhor as necessidades dos clientes e a criar um processo refinado para atender a essas necessidades.
Garantia de uma vantagem competitiva
A melhoria contínua é apenas isso: uma tendência crescente contínua em termos de produtos, serviços e processos internos. Ao se concentrar e trabalhar para aprimorar seus negócios, as organizações eliminam os riscos associados à estagnação e à complacência. Isso cria uma vantagem competitiva sobre as empresas que não estão seguindo uma metodologia semelhante.
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