O que é gerenciamento das instalações?

O gerenciamento das instalações trabalha para garantir que as instalações sejam devidamente seguras e confortáveis para as pessoas que as ocupam.

O gerenciamento das instalações abrange uma ampla variedade de disciplinas e funções. Basicamente, ele garante que as instalações do ambiente estejam em harmonia com as pessoas que as ocupam. O sucesso depende fortemente de um ambiente onde as pessoas se sintam seguras e confortáveis, desde um local de trabalho até um espaço industrial e um complexo de apartamentos.

Os aspectos mais importantes do gerenciamento das instalações são a saúde e a segurança. Em primeiro lugar, as pessoas devem estar protegidas. Os perigos podem incluir ventilação insegura ou ar tóxico, um clima muito quente ou muito frio, máquinas desatualizadas e suscetíveis a quebrar ou funcionar indevidamente, sistemas inadequados de detecção e proteção contra incêndio, sinalização inadequada para indicar saídas e rotas seguras de fuga e infraestrutura insuficiente.

Além da saúde e da segurança, existem operações e custos que também estarão em jogo se as instalações não forem gerenciadas devidamente. Por exemplo, pode ser mais fácil substituir ou reparar o hardware antigo antes de ele quebrar completamente, o que pode interromper ou atrasar as operações e contribuir para a perda de receita ou produtividade.

Um gerente de instalações também apoia as pessoas em ambientes de escritório, o que pode afetar a produtividade e a moral. Alguns aspectos, incluindo as disposições do escritório, estão sujeitos a códigos e regulamentos que podem afetar significativamente a segurança. Os planos de continuidade de negócio e o planejamento de emergência também são cruciais para manter as operações, coletar e analisar continuamente as informações e evitar o tempo de inatividade. Também é essencial supervisionar o layout do escritório, incluindo o acesso aos banheiros e aos bebedouros, a organização de assentos, qualquer possível dano à infraestrutura e o gerenciamento da utilização do espaço.

Um gerente de instalações supervisiona pessoas e organizações, além do espaço e da infraestrutura. As pessoas e as organizações incluem funções como marketing, contabilidade, hospitalidade, RH, ICT e limpeza. Um gerente de instalação também supervisiona o espaço e a infraestrutura, responde pelo local de trabalho, construção, aluguéis, ocupação, manutenção e móveis.

Existem diferentes funções de negócios que exigem gerentes de instalações. Basicamente, eles devem manter todos os que estão sob seu controle seguros e vivos. Um gerente de instalações deve operar em dois níveis. Em primeiro lugar, em nível tático, supervisionando a compreensão do espaço, o risco de negócio, os custos e os serviços. Em segundo lugar, em nível operacional, supervisionando a relação custo-benefício de um ambiente corporativo para seus ocupantes.

  • Segurança contra incêndio: os incêndios podem contribuir para a perda de vidas, perda de produtividade e perda de ativos. O gerente de instalações deve sempre ter um plano sólido implementado, comunicar o plano claramente e garantir que as ferramentas necessárias estejam disponíveis para apagar incêndios ou apresentar métodos para escapar com segurança.
  • Segurança: os gerentes de instalações supervisionam a proteção de pessoas e ativos, o que inclui hardware de segurança, câmeras e possíveis proteções físicas, como vigilantes.
  • Planejamento da continuidade de negócio: em caso de incêndio, roubo ou falha completa das operações de negócio, os gerentes de instalações precisam ter um plano que possa ajudar a empresa a continuar com a menor perda de tempo possível e a menor interrupção das operações. Isso pode incluir um local de recuperação, energia de backup, software de backup ou hardware de backup.
  • Manutenção: os gerentes de instalações precisam garantir que a manutenção adequada seja devidamente aplicada para garantir a segurança e a estabilidade da operação. Isso pode incluir tudo, desde a substituição da iluminação até a manutenção do próprio prédio, pintura, decoração, reparos necessários, encanamento e conformidade com as normas de segurança do prédio.
  • Ambiente: a organização é necessária para a saúde e a segurança ambientais. Os funcionários podem ficar doentes, ter problemas de saúde relacionados a condições inseguras ou se ferirem se algo não for seguro. Isso não apenas interrompe as operações e coloca em risco a segurança, mas a empresa é colocada em uma posição de responsabilidade e questões de seguro.
  • Mudanças do espaço: as mudanças de equipamentos, a rotatividade e o aumento da equipe sempre podem causar uma mudança no layout do escritório. O gerenciamento das instalações deve ter cuidado para não fazer a disposição descuidada de um escritório. Existem regulamentos a serem cumpridos. Por exemplo, deve haver uma quantidade necessária de espaço por membro da equipe, o prédio deve aderir ao código de incêndio dos bombeiros, deve haver sinalização para indicar saídas e rotas de segurança, a temperatura deve ser bem controlada, a sala precisa ser devidamente ventilada, a área precisa ser bem iluminada e é necessário ter provisões disponíveis, como água potável e banheiros bem conservados.
  • Limpeza: uma área suja pode gerar responsabilidades e diminuir a moral dos funcionários. Normalmente, a limpeza é realizada fora do horário comercial e é necessário realizar a limpeza adequada das áreas de superfície, carpetes, banheiros e latas de lixo em determinados intervalos durante a semana.

A implementação da tecnologia no gerenciamento das instalações nunca foi tão importante. O ideal é que um sistema de gerenciamento do local de trabalho gere a tomada de decisões por meio da coleta de dados. Cabe ao gerente da instalação identificar e implementar os sistemas tecnológicos que serão melhores para a instalação e ajudar a tomar as decisões mais informadas.

Um gerente de instalações deve ser diligente na pesquisa de diferentes opções de software, no cálculo de custos e ROI, na ponderação dos benefícios e das necessidades e na compreensão das habilidades de determinados programas de software. Considere as tecnologias mais recentes e como elas podem se integrar ao software.

Um bom exemplo de uma tecnologia que pode ser integrada são os dispositivos conectados à rede ou a IoT (Internet of Things, Internet das Coisas). Os dispositivos de IoT podem coletar dados automaticamente e enviá-los para o software de gerenciamento das instalações que, em seguida, pode gerar relatórios e identificar tendências de dados que valem a pena ser explorados para gerar uma tomada de decisões baseada em dados.

Os dispositivos de IoT podem incluir:

  • Sensores de monóxido de carbono: fique atento a esse gás tóxico no ambiente para evitar ferimentos ou morte.
  • Consumo de água e energia: monitore o uso para eliminar desperdícios e promover a sustentabilidade.
  • Termostatos: ajuste as temperaturas automaticamente e as mantenha em uma taxa constante para eliminar ainda mais desperdícios e promover o controle climático de um ambiente. Isso pode incluir a temperatura interna de um escritório ou um clima ideal para uma sala cheia de máquinas.
  • Sensores de movimento: utilize o recurso de acender ou apagar as luzes com base na presença ou ausência humana percebida.
  • Sistemas de detecção de incêndio: detecte e impeça incêndios rapidamente antes que eles se alastrem demais ou causem danos irreparáveis.
  • Rastreadores de RFID: rastreie o movimento das pessoas em todo o prédio e limite o acesso a determinadas áreas.

Também há tendências no software de gerenciamento das instalações:

  • Inteligência artificial (IA): a análise preditiva pode apresentar informações atuais e futuras sobre a tomada de decisões necessária. Equipamentos danificados ou em declínio podem ser detectados e reparados ou substituídos antes de quebrarem. Também é possível reduzir erros humanos, pois a IA pode acelerar e tornar mais preciso o processo de tomada de decisões. Os sistemas de IA também podem coletar informações sobre uso de recursos, desempenho, satisfação e desempenho dos funcionários.
  • Computação em nuvem: o software está migrando rapidamente para a nuvem, e o gerenciamento das instalações só pode se tornar mais fácil com acesso a dados e software de locais fora de uma rede ou um servidor. O trabalho é portátil, os dados são portáteis e as instalações são mais fáceis de dimensionar com mais espaço de armazenamento e análise disponível.

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